4 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Nếu bạn thường xuyên cảm thấy bận rộn nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành như mong muốn, có thể bạn chưa áp dụng phương pháp quản lý thời gian đúng cách.

• 3 bí quyết giúp bạn có được những mối quan hệ tốt nơi công sở
• 6 bí quyết bảo vệ gan vô cùng đơn giản
• 5 bí quyết giúp vợ chồng vượng tài

Dưới đây là những gợi ý giúp bạn tổ chức lại thời gian làm việc một cách hợp lý hơn.

4 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

1. Lập danh sách những việc cần làm

Mỗi buổi sáng, hãy dành vài phút để liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày. Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Khi hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu để dễ theo dõi tiến độ.

Các nhiệm vụ thường được phân loại thành bốn nhóm:

• Quan trọng nhưng không gấp.
• Gấp nhưng không quan trọng.
• Quan trọng và gấp.
• Không quan trọng và không gấp.

Hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trước. Việc lập danh sách này không chỉ giúp bạn tránh quên việc mà còn tạo cảm giác kiểm soát được công việc, giúp làm việc bình tĩnh và có mục tiêu rõ ràng.

2. Học cách từ bỏ một cách quyết đoán

Khái niệm “từ bỏ một cách quyết đoán” (Danshari) từ Nhật Bản không chỉ áp dụng trong việc dọn dẹp đồ dùng mà còn hiệu quả với quản lý thời gian.

• Nhận biết điều quan trọng: Chỉ tập trung vào những gì thực sự cần thiết.
• Loại bỏ những việc không cần thiết: Dẹp bỏ các nhiệm vụ không mang lại giá trị.
• Tránh cám dỗ bên ngoài: Hạn chế phân tán tư duy bởi các yếu tố gây xao nhãng.

Từ bỏ những việc không cần thiết giúp bạn tiết kiệm thời gian, tạo không gian để tập trung vào các mục tiêu quan trọng. Giống như ngôi nhà được dọn dẹp gọn gàng, bạn sẽ cảm thấy cuộc sống nhẹ nhàng hơn và hiệu quả công việc tăng cao.

3. Hạn chế sử dụng điện thoại

Điện thoại thông minh là một trong những yếu tố hàng đầu khiến thời gian bị lãng phí. Trung bình, giới trẻ dành khoảng 3-4 giờ mỗi ngày cho điện thoại, tương đương hơn 22 giờ mỗi tuần.

Bắt đầu bằng cách thiết lập thời gian sử dụng hợp lý và giảm dần thói quen kiểm tra điện thoại không cần thiết. Thay vào đó, bạn có thể dành thời gian này cho các hoạt động bổ ích hơn.

4. Sử dụng thời gian rời rạc một cách trọn vẹn

Trong ngày, chúng ta thường có những khoảng thời gian nhỏ rời rạc, như khi đợi xe, di chuyển hoặc chờ đợi ai đó. Hãy sử dụng khoảng thời gian này để đọc sách, học thêm kỹ năng mới hoặc giải quyết các việc nhỏ.

Sử dụng hiệu quả thời gian rảnh rỗi sẽ giúp bạn tối ưu quỹ thời gian tổng thể, từ đó dành được nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng.

Ba nguyên tắc cốt lõi trong quản lý thời gian

• Ưu tiên việc quan trọng trước: Hoàn thành nhiệm vụ khó khăn hoặc quan trọng ngay từ đầu.
• Tập trung vào một việc: Tránh đa nhiệm để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
• Không trì hoãn: Hành động ngay khi có thể.

Quản lý thời gian không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn giải phóng thời gian để thực hiện những điều mình yêu thích. Tuy nhiên, đừng quá khắt khe; thay vào đó, hãy từng bước tạo thói quen và kiên trì áp dụng. Kết quả sẽ đến khi bạn duy trì sự nhất quán.