Cách giải quyết vấn đề gặp phải khi làm việc nhóm

Khi làm việc nhóm, điều quan trọng là cần biết cách giải quyết vấn đề thường gặp, như vậy sẽ giúp công việc nhóm được hoàn thành tốt hơn.

• Hiệu ứng Dunning–Kruger: Nhận thức càng thấp càng tự cho là mình đúng
• 8 câu chuyện thú vị giúp thoát khỏi lối mòn tư duy

Nếu có vấn đề nảy sinh trong nhóm, tốt nhất bạn nên giải quyết kịp thời để tránh vấn đề leo thang và giúp nhóm trở lại đúng hướng. Một số vấn đề phổ biến có thể nảy sinh khi làm việc theo nhóm là: Giao tiếp kém, vấn đề cá nhân, đóng góp không đồng đều, thiếu trọng điểm và trễ thời hạn. 

1. Giao tiếp kém

Đôi khi nhóm của bạn có thể hiểu lầm hoặc giao tiếp tiêu cực với nhau. Điều này có thể dẫn đến việc các thành viên trong nhóm: 

(1) Đưa ra giả định 

(2) Hiểu sai điều đang được thảo luận 

(3) Không hiểu họ cần phải làm gì 

(4) Làm sai việc 

(5) Không thể hợp tác tốt

Để giải quyết những vấn đề này, trưởng nhóm có thể khuyến khích các thành viên suy nghĩ về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ, chẳng hạn như: 

(1) Làm rõ bất cứ điều gì bạn không hiểu

(2) Chỉ ra vấn đề thay vì đổ lỗi

(3) Đưa ra yêu cầu chứ không phải là mệnh lệnh

(4) Bày tỏ quan điểm của mình bằng cách đưa ra ý kiến ​​chứ không phải là khẳng định 

(5) Đưa ra những lời góp ý mang tính xây dựng 

(6) Khi nói chuyện cần tôn trọng người khác và sử dụng những từ ngữ tích cực

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn đưa ra nhận xét tiêu cực, hãy khuyến khích họ suy nghĩ về cách họ thể hiện bản thân một cách phù hợp. Thông qua việc thay đổi những câu nói tiêu cực, nhóm của bạn sẽ có thể tôn trọng nhau hơn và giao tiếp hiệu quả hơn. 

Dưới đây là một số ví dụ về việc thay đổi các câu nói tiêu cực:

(1) Thay vì nói “Bạn sai rồi”, hãy nói “Tôi không nghĩ mình đồng ý với điều này vì…”.

(2) Thay vì nói “Bạn rất lười biếng”, hãy nói “Bạn dường như không đóng góp cho nhóm. Bạn có đang gặp phải vấn đề gì không?”. 

(3) Thay vì nói “Bạn nên làm điều này”, hãy nói “Nếu chúng ta làm như vậy sẽ rất có ích”.

2. Vấn đề cá nhân 

Khi các cá tính không hòa hợp hoặc nếu các thành viên trong nhóm bắt đầu tranh cãi hoặc nảy sinh xung đột, trưởng nhóm có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm: 

(1) Tôn trọng ý kiến ​​của người khác 

(2) Xem xét cách cải thiện giao tiếp 

(3) Tập thể cùng giải quyết xung đột

(4) Hiểu rằng làm việc theo nhóm có thể cần phải đàm phán và thỏa hiệp 

Nếu không thể đạt được thỏa thuận hoặc giải quyết xung đột trong cuộc họp, hãy nghỉ ngơi để đánh lạc hướng sự chú ý của mọi người và hòa giải ở cuộc họp sau.

Khi làm việc nhóm, mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến ​​của mình. Nếu một thành viên trong nhóm chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận nhóm, trưởng nhóm có thể thay đổi điều này bằng cách thực hiện những việc sau:

(1) Đặt giới hạn thời gian cho việc phát biểu ý kiến của mỗi người

(2) Đảm bảo rằng mỗi thành viên đều có cơ hội phát biểu mà không bị gián đoạn 

(3) Nhắc nhở mọi thành viên rằng điều quan trọng là cần phải lắng nghe mọi ý kiến ​​và tôn trọng những ý kiến này.

3. Sự đóng góp không đồng đều của các thành viên

Một số thành viên trong nhóm có thể im lặng hơn những người khác, nhưng nếu có thành viên không đóng góp gì cả thì đó là một vấn đề. Cố gắng tìm hiểu lý do tại sao họ không tham gia – nhưng đừng đối đầu. Hãy nhớ đảm bảo với tất cả các thành viên rằng ý kiến ​​đóng góp của họ là hữu ích.

Để khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia thảo luận, trưởng nhóm có thể yêu cầu từng người lần lượt trình bày ý kiến ​​bản thân. Điều này sẽ khuyến khích nhóm làm việc cùng nhau và loại bỏ sự tập trung vào một vài thành viên trong nhóm.

Nếu bạn nhận thấy các thành viên trong nhóm của mình đang cạn kiệt ý tưởng, bạn có thể làm điều này:

(1) Thảo luận nhóm về chủ đề và sử dụng “phương pháp động não” (brainstorming), mọi người đều được khuyến khích đưa ra những suy nghĩ, quan điểm tự do mà không có sự phán xét, thúc đẩy sự cởi mở, đổi mới.

(2) Nghiên cứu chủ đề một cách độc lập và sau đó gặp nhau để thảo luận về phát hiện trong nhóm nhỏ.

4. Thiếu tập trung

Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc tập trung vào công việc, hãy yêu cầu mọi người nói về nhiệm vụ họ đang hoàn thành. Sau khi họ đã giải thích nhiệm vụ của mình, để nhóm thảo luận cách hoàn thành chúng.

Nếu nhóm của bạn vẫn gặp khó khăn trong việc tập trung hoàn thành công việc, hãy thử:

(1) Đặt mục tiêu cuộc họp.

(2) Làm việc theo nhóm để hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp.

(3) Trao phần thưởng sau khi kiên trì hoàn thành nhiệm vụ (chẳng hạn như tổ chức bữa trưa hoặc các hoạt động khác).

5. Trễ thời hạn

Đảm bảo bạn thảo luận các nhiệm vụ với nhóm của mình và đặt ra thời hạn chắc chắn và thực tế để hoàn thành chúng. Tất cả các thành viên trong nhóm nên đồng ý về những thời hạn này trước khi bắt đầu công việc.

Nếu nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn, hãy yêu cầu mọi người thảo luận về tiến độ của họ trong mỗi cuộc họp để bạn có thể theo dõi tiến độ chung và điều chỉnh thời hạn nếu cần.

Với tư cách là một nhóm, hãy đảm bảo đánh giá lại trước khi đến hạn và cung cấp hỗ trợ cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm cần giúp đỡ.

Theo Epoch Times